- Balansys -

Laatste project: Optimalisatie Shared Services Organisatie G4 gemeente

Geschreven op 02-01-2012 door Redactie

Systeemkunde is de manier om organisatieanalyse, verandermanagement en projectmanagement integraal in te zetten voor grote complexe projecten. Volgens Martijn de Lange, interim manager en initiatiefnemer van Balansys, kunnen volgens deze visie en werkwijze zowel medewerkers als organisaties op succesvolle wijze grote stappen maken.

De Shared Services Organisatie van een G4 gemeente wilde graag de levering van zijn integrale producten beter in de vingers krijgen. Integrale producten bestaan uit deelleveringen die door verschillende organisatieonderdelen geleverd worden en in het gebruik één samenhangend geheel vormen. Bijvoorbeeld: een vergadering in een speciale ruimte met koffie, thee en lunch en met presentatiemogelijkheden en een netwerkaansluiting.

Gekozen wordt om aan de hand van het meest complexe product De Nieuwe Medewerker een methode uit te werken die ook bruikbaar is voor de andere integrale producten. Dit product betreft alle voorzieningen voor nieuwe medewerkers. Deze moeten op het juiste moment en in één vloeiende beweging uitgeleverd worden, tegelijkertijd met de terugrol van voorzieningen van eventuele voorgangers. Het gaat hierbij niet alleen om meubilair en computers, maar ook toegangspassen, telefoons, blackberries, salarisbetalingen, secundaire arbeidsvoorwaarden, accounts, enz. Vraag was om een aantal oplossingsvarianten te ontwikkelen en deze te voorzien van een met feiten onderbouwde business case.

Het bleek een bijzonder complex vraagstuk: meer dan tweeduizend personeelsmutaties per jaar, bij meer dan 10 verschillende Diensten werkzaam op tientallen locaties in honderden verschillende functies met per medewerker in potentie meer dan honderd voorzieningen uit te leveren / terug te rollen.

Kortom: een pittige klus voor het projectteam van 8 personen. Ook hier bleek Systeemkunde een bijzonder krachtige benaderingswijze voor dit soort optimalisatievraagstukken. En de uitkomst? De gevonden oplossingsvarianten bleken verbazingwekkend eenvoudig en daarmee gemakkelijk implementeerbaar met aantoonbaar hoog rendement. Tevens leverde het ook een integrale methode op voor de analyse en ontwikkeling van business cases voor de verbetering van andere integrale producten.

Meer informatie over werkwijze en resultaat van dit project bij de G4 gemeente.

 
Laatste project: Optimalisatie Shared
Systeemkunde is de manier om organisatieanalyse, verandermanagement en projectmanagem...
Lees verder
Workshop Verandermanagement Conquaesto
Martijn de Lange heeft een interactieve workshop Verandermanagement verzorgd voor Con...
Lees verder
Waarom projecten mislukken (deel 2)
Waarom projecten mislukken? Martijn de Lange van Balansys geeft u een nieuw recept om...
Lees verder